El arte de encontrarse durante la pandemia

Por Noel Alvarez

Encontrarse durante la pandemia - Arbusta

La pandemia del COVID-19 nos enfrentó a muchos desafíos y cómo tener reuniones de trabajo significativas a través de herramientas digitales fue uno de ellos. Desde el día 1, en Arbusta comprendimos la enorme necesidad de conectarnos como equipo a pesar de estar físicamente distanciados, no sólo para mantener nuestras interacciones básicas necesarias para continuar brindando nuestros servicios, sino también para sostenernos como comunidad de personas con un propósito común. 

¿Qué aprendimos estos meses de trabajo remoto sobre cómo generar encuentros significativos? Primero, como todos, nos dimos de cara contra las dificultades. A las reuniones virtuales les falta contexto, lenguaje corporal, muchas veces saltamos de una a otra sin tener una pausa para reflexionar y extrañamos las breves charlas de pasillo, que nos permitían conectar más como personas. 

Para sortear estas dificultades, aprendimos, por ejemplo,  la importancia de prender las cámaras,  desarrollar la paciencia y la espera cuando una conexión se ralentiza, permitir a nuestros hijos saludar y conocer a nuestros compañeros de trabajo. De la mano de la holocracia, iniciamos las reuniones con una consigna de “check in” (¿cómo llego a esta reunión?), y de “check out” (¿cómo me voy?), y nuestras reuniones permiten dar voz a todos los participantes de forma dinámica, para abordar todos los temas presentados.

Sin embargo, personalmente estoy lejos aún de ser una experta en cómo ser una buena anfitriona de una reunión virtual. Por eso, cuando me crucé con un podcast en el cual Brené Brown entrevista a Priya Parker, autora del libro The Art of Gathering,  para conversar sobre cómo hacer encuentros significativos mientras estamos apartados, me zambullí en el tema. ¿Cómo  hacer para que una reunión virtual se transforme en un verdadero encuentro?¿Podemos celebrar, conectarnos como personas y tomar buenas decisiones como equipo, aún de forma remota? Priya Parker ofrece una guía  que vale la pena compartir: 

¿Cómo  hacer para que una reunión virtual se transforme en un verdadero encuentro?¿Podemos celebrar, conectarnos como personas y tomar buenas decisiones como equipo, aún de forma remota?

Encontrarse pandemia - Arbusta

1. Clarificar el propósito de la reunión

Un buen anfitrión debe expresar de manera clara, de manera anticipada y a quienes van a asistir a un encuentro, cuál es el propósito de la reunión, e invitar a las personas a conectarse en ese propósito.

2. Definir quién es el anfitrión

No importa si la reunión tiene 4 o 400 invitados: un buen anfitrión orientará a los invitados al propósito de la reunión y deberá “conectar, proteger y ecualizar a sus invitados”. Y también, sabrá cuándo usar el botón de “silenciar”.

3. Utilizar el entorno de cada persona para llenar la reunión de contexto

Cada cuadradito de zoom, nos dice Priya Parker, es una ventana a un mundo. Si querés salir de la rutina y tener una reunión diferente, invita a las personas a ubicarse en algún lugar especial de sus casas, con elementos que le den calidez a la reunión, o a mostrar algún objeto especial que lo acompaña en su lugar de trabajo.

4. Crear un ritual de apertura

Evitar ir directo a los asuntos de negocio. Un ritual de apertura puede ser una pregunta que cada persona deba responder en una oración, que permitirá a las personas sentirse más conectadas.

5. Compartir algo

Antes, durante o después de la reunión, compartir algo virtualmente: canciones, podcasts o recomendaciones de series. Al finalizar la reunión, el anfitrión puede enviar algún regalo digital, una imagen de la reunión, algún gesto para que quienes participaron sientan que fueron parte de una experiencia.

6. Permitir las interrupciones

Todos tenemos una vida sucediendo al tiempo que estamos trabajando desde nuestras casas. Un buen anfitrión debe permitir a las personas fluir con esas interrupciones: mostrar a sus mascotas y hacer de las intervenciones de los hijos una excusa para conectarnos más como personas.

7. Rompe la reunión: crea diferentes conversaciones en diferentes espacios

Si se trata de una conferencia o una reunión con muchas personas, se pueden generar diferentes espacios virtuales para generar conversaciones entre grupos más pequeños. En cada cambio de sesión, invita a las personas a cambiar el ángulo de la cámara o a hacer algunos estiramientos. Esto favorecerá la recordación de cada sesión. 

Fiesta Arbusta - Pandemia

Imagen de la celebración de fin de año 2020 en Arbusta

Fuente: Priya Parker, “Virtual Gathering in time of corona”.

En Arbusta somos un equipo de 300 personas en 4 ciudades, en 3 países distintos. Uno de los efectos que tuvo la pandemia, es que pudimos conectarnos más con las personas que siempre estuvieron lejos. Generamos múltiples espacios con diferentes propósitos: charlas con invitados de la industria tech para inspirarnos, conversaciones de inteligencia emocional, talleres, despedidas, conversaciones de mujeres, after office, y hasta una fiesta de fin de año totalmente virtual y super emocionante y divertida. 

Seguimos aprendiendo cómo seguir siendo una vibrante comunidad de personas movilizadas por el propósito común de desarrollar talento y generar oportunidades en la industria de tecnología para jóvenes latinoamericanos.